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Evento corporativo: como organizar e planejar o seu

Evento corporativo, assim como qualquer outro tipo de evento, demanda planejamento e organização, para que seja um sucesso. Disso você já sabe.

Por ser um segmento específico, planejar esse tipo de evento requer alguns cuidados e atenções fundamentais!

Para te ajudar a entender quais são esses pontos importantes, separei uma checklist rápida com o que você deve levar em consideração ao planejar seu evento corporativo.

Vamos lá?

O que levar em consideração ao planejar um evento corporativo? 

A pergunta que não quer calar. E que terei o prazer em lhe responder. 

Vamos planejar! 

Pré-evento 

Fazer uma checklist é necessário para se organizar e atingir os resultados esperados! Um planejamento estratégico é preciso para levar em conta todos os pontos essenciais que podem atrapalhar o sucesso do seu evento.  

A organização pode e deve lhe trazer apenas benefícios e menos dor de cabeça, afinal, o evento é feito para trazer coisas boas e não mais problemas. Ela é usada justamente para isso, portanto, atente-se aos itens abaixo:  

  1. Estabeleça o budget disponível, ele que guiará todas as outras ações 
  2. Qual o objetivo do evento? Estabeleça o motivo dele ser feito, isso ajudará a ter um parâmetro melhor no final 
  3. Qual o tipo de evento corporativo você pretende fazer para atingir esse determinado objetivo, dentro do budget? Fizemos um conteúdo muito bacana com os principais tipos de eventos corporativos. Dentro disso está incluso local, data, hora e público 
  4. Monte uma equipe que dê conta da demanda, que seja de confiança e ofereça um serviço de qualidade dentro das expectativas expostas e do perfil do público a ser atingido, isso é muito importante! 
  5. Quem serão seus parceiros e fornecedores? Aqui é a hora de escolher o serviço de decoração, buffet, bebidas e afins, sempre pensando na hora, local e público a ser atingido! 
  6. Você enviará convites impressos? Quantos? Crie a identidade visual do evento e a mantenha em todo o material gráfico, com antecedência para evitar imprevistos 
  7. Quais os planos de ação para a divulgação? Será tudo offline ou terá uma divulgação online também? É um evento interno? Isso tudo deve ser alinhado e programado em um cronograma de marketing bem estabelecido. 

Lembre-se, bom planejamento e organização é tudo! Essa é a base do evento, não pode estar mal estruturada.  

Durante o evento 

Depois de tomadas as decisões, aqui a etapa de planejamento já foi, é hora da prática. Certifique-se, com antecedência, se tudo está dentro do combinado. Confira a equipe, parceiros, local e fique de olho durante todo o evento para que nada falte aos convidados.   

Pós 

Agora é hora do feedback, de ver se o planejamento foi cumprido, analisar os pontos fortes e conferir se o foi objetivo atingido com sucesso. 

  1. Agradeça os convidados por e-mail 
  2. Faça uma pesquisa de satisfação 
  3. Agradeça os colaboradores para que se sintam motivados 
  4. Faça o relatório final e envie aos envolvidos  
  5. Prepare e dispare fotos e vídeos do evento 

Percebe que sua empresa deve estar preparada em todos os aspectos, como branding, marketing, equipe de planejamento e financeiro. É um processo. Por isso, busque parcerias de qualidade, confiança e nome no mercado.  

O planejamento deve ser o seu guia para que tudo saia como o esperado e seu público fique extremamente satisfeito!  

Pesquise, organize, execute e comemore. Simples assim.  

cerimonialista

Cerimonialista: qual o papel dele no evento?

Entenda qual é o papel dos cerimonialistas no casamento e saiba a importância de contratar este profissional! 

Planejar um casamento envolve diferentes atividades, pessoas e recursos. Além disso, é necessário disponibilidade de tempo para pesquisar, ligar, conversar, calcular, analisar e gerenciar todas as informações do evento. Para evitar sobrecargas e auxiliar o casal a realizar o casamento dos sonhos, existe um profissional ideal: o cerimonialista. 

Saiba qual é o papel do cerimonialista no casamento.  

O que é um cerimonialista? 

É um profissional (ou uma equipe) que coordena e assessora um evento, seja ele uma conferência corporativa ou um casamento. A nomenclatura varia bastante (cerimonialista, assessor, organizador), pois a profissão não tem uma regulamentação específica e suas funções também dependem de cada pessoa. De forma geral, esse profissional utiliza seus conhecimentos, seus contatos e sua capacidade de gestão para planejar e acompanhar uma ocasião.  

Um cerimonialista de casamento contribui com sua própria expertise para auxiliar o processo de tomada de decisão do casal e criar um momento inesquecível.  

Cerimonialista x Buffet de casamento 

É importante se atentar para não confundir responsabilidades. O cerimonialista está envolvido em diferentes áreas do casamento, podendo ser uma delas, inclusive, o buffet. Porém, ele funciona apenas como um representante do casal, expressando suas preferências, conferindo se está tudo conforme o combinado e acompanhando o serviço contratado.  

Já o buffet cuida dos preparativos e execução dos fatores relacionados aos alimentos e bebidas — reposição, apresentação, equipamento, atendimento etc. – e decoração, como é o nosso caso. É importante levar em consideração a qualidade, o comprometimento e a confiança passados por um buffet com anos de estrada, afinal, não dá para deixar o casamento dos sonhos nas mãos de qualquer aventureiro. O barato pode sair caro!  

Para evitar confusões, o ideal é confirmar as funções de cada um antes de fechar o negócio e tirar dúvidas sempre que elas surgirem. 

Preciso de um cerimonialista para planejar casamento? 

A experiência profissional e de mercado de um cerimonialista é fundamental para planejar o grande dia. Se está na dúvida, é preciso afzer uma pergunta muito importante: o casal tem disponibilidade para lidar com toda a cerimônia sem um profissional do lado? E por disponibilidade, dizemos: 

  • Tempo para realizar todo o planejamento e organização; 
  • Estado emocional do casal (tanto antes quanto no grande dia); 
  • Disposição de coordenar diferentes pessoas. 

É importante ter em mente que, embora o casal sempre tenha amigos e familiares dispostos a ajudar com as tarefas, vale lembrar que o cerimonialista tem toda uma bagagem profissional que o capacita para lidar com imprevistos, situações delicadas e pessoas variadas. Isso libera o casal e todos os entes queridos para curtir a festa! 


 

Entenda o papel do cerimonialista no casamento 

Como mencionamos, o papel do cerimonialista irá variar conforme o profissional. É possível procurar uma assessoria completa, parcial ou apenas um cerimonial para o dia. Tudo vai depender do que você deseja. Algumas funções são:  

  1. Realizar o briefing do casamento

Isso significa conhecer o perfil do casal, apresentar algumas sugestões e auxiliar a decisão sobre o tamanho, estilo, data, local, orçamento, cronograma etc. Ou seja, é esquematizar as expectativas, preferências e limitações do casal.  

  1. Sugerir fornecedores

Recomendar buffet, fotógrafo, espaço, confeitaria, músicos, decoração e todos os detalhes que envolvem a contratação de profissionais.  

  1. Ajudar na negociação e acompanhar a execução de serviços

O cerimonialista também pode intermediar a negociação, comunicando-se com os fornecedores e marcando reuniões ou visitas. Ele também analisa os contratos, gerencia os pagamentos e garante que tudo esteja sendo executado conforme combinado.  

  1. Orientar e assessorar tarefas e eventos adicionais

Escolha de elementos como cores, decoração, menu, convites, etc. Além disso, chá de lingerie, despedida de solteiro e outras ocasiões podem fazer parte do pacote.  

  1. Coordenar todo o evento no dia do casamento

Se houver uma cerimônia antes da festa (em uma igreja, por exemplo), o cerimonialista confere a decoração, recepciona convidados, ajuda na entrada da noiva, etc. Depois, ele vai para o local da festa para verificar se todos os itens e profissionais contratados estão presentes, acompanha os horários, recepciona os noivos, confere a lista de convidados e supervisiona toda a logística — desde organização de filas até as músicas que deverão ser tocadas. 

Quer se inspirar para montar um casamento incrível? Confira o nosso post sobre ilhas gastronômicas, que combinam buffet e decoração! 

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