checklist eventos corporativos

Evento corporativo: como organizar e planejar o seu

Evento corporativo, assim como qualquer outro tipo de evento, demanda planejamento e organização, para que seja um sucesso. Disso você já sabe.

Por ser um segmento específico, planejar esse tipo de evento requer alguns cuidados e atenções fundamentais!

Para te ajudar a entender quais são esses pontos importantes, separei uma checklist rápida com o que você deve levar em consideração ao planejar seu evento corporativo.

Vamos lá?

O que levar em consideração ao planejar um evento corporativo? 

A pergunta que não quer calar. E que terei o prazer em lhe responder. 

Vamos planejar! 

Pré-evento 

Fazer uma checklist é necessário para se organizar e atingir os resultados esperados! Um planejamento estratégico é preciso para levar em conta todos os pontos essenciais que podem atrapalhar o sucesso do seu evento.  

A organização pode e deve lhe trazer apenas benefícios e menos dor de cabeça, afinal, o evento é feito para trazer coisas boas e não mais problemas. Ela é usada justamente para isso, portanto, atente-se aos itens abaixo:  

  1. Estabeleça o budget disponível, ele que guiará todas as outras ações 
  2. Qual o objetivo do evento? Estabeleça o motivo dele ser feito, isso ajudará a ter um parâmetro melhor no final 
  3. Qual o tipo de evento corporativo você pretende fazer para atingir esse determinado objetivo, dentro do budget? Fizemos um conteúdo muito bacana com os principais tipos de eventos corporativos. Dentro disso está incluso local, data, hora e público 
  4. Monte uma equipe que dê conta da demanda, que seja de confiança e ofereça um serviço de qualidade dentro das expectativas expostas e do perfil do público a ser atingido, isso é muito importante! 
  5. Quem serão seus parceiros e fornecedores? Aqui é a hora de escolher o serviço de decoração, buffet, bebidas e afins, sempre pensando na hora, local e público a ser atingido! 
  6. Você enviará convites impressos? Quantos? Crie a identidade visual do evento e a mantenha em todo o material gráfico, com antecedência para evitar imprevistos 
  7. Quais os planos de ação para a divulgação? Será tudo offline ou terá uma divulgação online também? É um evento interno? Isso tudo deve ser alinhado e programado em um cronograma de marketing bem estabelecido. 

Lembre-se, bom planejamento e organização é tudo! Essa é a base do evento, não pode estar mal estruturada.  

Durante o evento 

Depois de tomadas as decisões, aqui a etapa de planejamento já foi, é hora da prática. Certifique-se, com antecedência, se tudo está dentro do combinado. Confira a equipe, parceiros, local e fique de olho durante todo o evento para que nada falte aos convidados.   

Pós 

Agora é hora do feedback, de ver se o planejamento foi cumprido, analisar os pontos fortes e conferir se o foi objetivo atingido com sucesso. 

  1. Agradeça os convidados por e-mail 
  2. Faça uma pesquisa de satisfação 
  3. Agradeça os colaboradores para que se sintam motivados 
  4. Faça o relatório final e envie aos envolvidos  
  5. Prepare e dispare fotos e vídeos do evento 

Percebe que sua empresa deve estar preparada em todos os aspectos, como branding, marketing, equipe de planejamento e financeiro. É um processo. Por isso, busque parcerias de qualidade, confiança e nome no mercado.  

O planejamento deve ser o seu guia para que tudo saia como o esperado e seu público fique extremamente satisfeito!  

Pesquise, organize, execute e comemore. Simples assim.  

eventos corporativos

Eventos corporativos: por que sua empresa deve fazer um

Eventos corporativos são uma ótima alternativa para empresas, principalmente quando o assunto são confraternizações de fim de ano.

Mas elas não são a única alternativa, sabia?

Existem diversos tipos de eventos corporativos que podem acontecer ao longo do ano todo, de acordo com a necessidade e o objetivo.

Quais são os tipos de eventos corporativos?

Eventos corporativos podem ser divididos em diversas categorias, de acordo com a necessidade de cada situação, confira:

Congresso

Os congressos acontecem em um determinado período de tempo, geralmente para um público segmentado. O objetivo principal é apresentar e debater assuntos de interesse em comum deste público, com a presença de autoridades do segmento abordado.

Conferência

A conferência nada mais é do que uma reunião com a participação de especialistas no assunto abordado, para que seja debatido. Normalmente é conduzida pelo conferencista, o presidente de mesa, que recebe perguntas e atua como moderador.

Convenção

É muito parecido com o congresso, mas é feito de maneira mais interativa e dinâmica para que haja interação de todos. Por isso, geralmente acontece entre colaboradores de uma mesma empresa ou entidades empresariais que buscam soluções para um mesmo objetivo.

Seminário

O seminário é composto por uma sequência de atividades feitas por especialistas no assunto. O principal objetivo é incentivar o desenvolvimento e a capacitação dos envolvidos.

Workshop

Parecido com os cursos, o workshop funciona como uma oficina, na qual os participantes participam ativamente após a apresentação da proposta.

Feira

A feira reúne diversas empresas com o objetivo de expor produtos, serviços e lançamentos, para um público específico – apenas demonstrações, nada do que é exposto pode ser comercializado na feira.

Treinamento e cursos

Ambos são feitos em curto prazo, com o objetivo de transmitir determinado conhecimento e ensinar determinada prática.

Palestra

A palestra é um evento de curta duração, que aborda um tema específico e relevante para os presentes através de um especialista.

Confraternização

Confraternização, geralmente no fim do ano, é uma reunião informal realizada entre os colaboradores de uma empresa, com o objetivo de entreter, reunir e estimular os envolvidos. É comum em datas comemorativas, principalmente natal e ano novo.

Quais as vantagens de fazer um evento corporativo?

O evento corporativo, seja ele qual for, traz muitas vantagens para a empresa e os envolvidos – de todos os lados.

Permite, de um modo geral, estreitar o relacionamento entre clientes, fornecedores, funcionários e parceiros. Há algumas vantagens, porém, que valem a pena ser destacadas:

Gera networking

Toda conversa gera conhecimento, porque é uma troca. Imagina estar em um espaço com profissionais, empresas, fornecedores, colaboradores, disponíveis para trocar experiências, contatos, telefones e informações?

Motiva colaboradores

Festas de fim de ano, por exemplo, premiações, enfim. A partir do momento em que o colaborador sente que seu trabalho foi valorizado, que sua ideia foi ouvida, que a empresa pensa no seu bem estar, oferece um momento de lazer e interação, isso influenciará diretamente na qualidade do trabalho e na produtividade ele.

Traz autoridade

Eventos com especialistas, as melhores novidades do mercado, por exemplo, mostram que a empresa é autoridade no assunto e está garantindo seu posicionamento no mercado.

Contato direto com a persona

Alguns eventos permitem contato direto com os clientes, então é uma ótima oportunidade para analisar o comportamento e a realidade dessa persona, quais as necessidades dela, o que ela gosta, o que ela quer, enfim. Pesquisa de campo e humanização, através de um relacionamento mais estreito. Quando o cliente se sente ouvido, ele deixa de ver a empresa como uma empresa e passa a admirá-la.

Abre as portas

Todos os itens anteriores abrem as portas para novos negócios, novas ideias e novas soluções. Abre as portas do mercado para sua empresa, e vice-versa.

O que fazer para organizar um evento corporativo?

Para organizar um evento corporativo é importante se atentar ao investimento, planejamento, planos de ação, entre outros detalhes que vou te contar.

Para isso, o planejamento deve ter as respostas das seguintes perguntas:

1.   Qual meu objetivo com o evento?

Determinando o objetivo, é mais fácil responder as outras perguntas.

  • Atrair novos clientes
  • Fechar novos negócios
  • Lançar um produto novo
  • Estimular meus colaboradores
  • Capacitar minha equipe

2.   Quanto eu tenho de recursos disponíveis para investir?

Defina quanto de dinheiro há disponível e quanto você está disposto a investir.

3.   Quem é o público-alvo do evento?

  • Colaboradores
  • Fornecedores
  • Parceiros
  • Especialistas
  • Clientes

4.   Onde será feito o evento?

  • Hotel
  • Fazenda
  • Salão
  • Na própria empresa
  • Buffet

5.   Quais serviços vou contratar?

  • Buffet
  • Som
  • Iluminação
  • Atração especial
  • Palestrantes
  • Aluguel de mesas e cadeiras
  • Garçons

A resposta dessas perguntas é a base de tudo. A organização é essencial para que o evento seja um sucesso. Pesquise, o que está em alta nos eventos? O que os colaboradores gostariam? E os clientes?

Assim como a pesquisa é importante para criar um novo produto, ela é importante ao fazer eventos, também.

Planejar é pesquisar, ouvir, organizar e fazer.

Quais as próximas tendências em eventos corporativos?

Já que houve um aumento no investimento em eventos corporativos, é necessário ficar de olho no mercado de eventos e descobrir quais as próximas tendências para a área em 2019 no Brasil!

Sustentabilidade

A redução de material impresso, de produtos descartáveis e qualquer emissão de poluentes ou excesso de resíduos é uma preocupação pertinente. Eventos podem ser muito ameaçadores para o meio ambiente, devido ao lixo gerado, principalmente corporativos, que envolvem papéis, panfletos, degustações em utensílios descartáveis, e por aí vai.

lápis semente plantável sustentabilidade eventos corporativos

Para evitar esse problema e ajudar o meio ambiente, as empresas tendem a ter uma atenção especial em 2019 à sustentabilidade, usando materiais recicláveis, reaproveitáveis e virtuais. Uma alternativa muito bacana tem sido o seed paper e o sprout pencil, que são papéis e lápis que podem ser plantados!

papel plantável eventos corporativos

Quer saber quais são as outras tendências? Contamos tudo na nossa Newsletter de novembro, inscreva-se e fique por dentro das melhores novidades do mercado de eventos, casamentos e festas em geral!

ilha gastronômica

Ilha gastronômica: uma delícia de decoração

A ilha gastronômica é funcional, serve e decora o ambiente

Não vamos nos enganar, a comida é uma das partes preferidas de qualquer convidado, em qualquer festa, em qualquer lugar do mundo! Por isso, a fila para se servir é um dos grandes problemas nas festas! Já temos que lidar com fila na nossa rotina e agora no momento de lazer, também? Bom, é justamente para isso que serve as ilhas gastronômicas: são mesas espalhadas pelo salão, com o mesmo tipo de comida dos dois lados, para que todos os convidados se sirvam com mais rapidez e facilidade.

Além disso, o convidado escolhe o que quer comer e quanto quer pegar, não fica dependente de ninguém para ser servido ou limitado na escolha!

As ilhas gastronômicas podem ser feitas de diversas maneiras, em diferentes tipos de ocasiões.

Ilhas gastronômicas em casamento e eventos corporativos

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Foto: Internovias

As ilhas gastronômicas estão se tornando cada vez mais comuns em casamentos e eventos corporativos. Mesmo sendo eventos diferentes, são usadas as mesmas disposições e tipos de ilhas.


Nós usamos uma ilha gastronômica central, na qual apresentamos aos convidados comidinhas e suas respectivas loucinhas – as comidinhas são de acordo com o modelo de cardápio escolhido, podendo ser uma ilha mais simples a partir de 03 comidas até uma ilha gastronômica contemporânea com bem mais itens a serem apresentados aos convidados. Temos, também, um ponto fixo com equipe de garçons prontos para servirem os convidados durante todo o evento.

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Foto: Revista ICasei

Ilhas gastronômicas em festas em geral

Seja uma festa de 15 anos, bodas de casamento ou só uma festa para amigos, as ilhas gastronômicas são sempre bem-vindas, variando de acordo com o tamanho da festa, o número de convidados e a idade deles. Nós usamos uma ilha gastronômica central em festas de 15 anos e uma outra teen voltada para os jovens.

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Foto: Royal Gourmet

A escolha da quantidade de ilhas, da decoração e, do mais importante, que é a comida que será servida, varia de acordo com: local, horário, tipo de festa e público-alvo!

Se está pensando em escolher o que servir, baixe nossos catálogos e faça a escolha certa!

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